Документы

Алгоритм формирования документов

1. Для формирования документа должны быть определены параметры:
- Дата документа *;
- Тип документа *;
- Отчетный период (даты «с» и «по»);
- Набор услуг;
- Договор.

Параметры, отмеченные (*), должны быть указаны явно. Остальные могут быть определены автоматически:
- Отчётный период определяется по дате документа (по правилу определения отчётного периода);
- Набор услуг определяется по:
   - Л/с покупателя;
   - Договору;
- Договор, если явно не указан, определяется по услугам.

2. Перед формированием документа для каждой услуги на заданную дату документа определяются правила:
- Правило формирования статьи документа;
- Правило формирования документа.

Правило формирования статьи определяет наименование и единицу измерения.

Правило формирования документа определяет:
- Для первичного документа - способ учёта и расчёта НДС;
- Для вторичного - подчинение к первичному.

3. Правила разделены по наборам. Наборы нужны при необходимости разделения правил по разным сегментам абонетской базы (например, раздельно для физ. и юр. лиц, либо с учётом филиалов).

4. Каждое правило определяется в несколько шагов по схожему алгоритму:
- Определяется список наборов правил, подходящих для данной услуги, расставляются приоритеты;
- Определяется список правил, подходящих для данной услуги в найденных наборах, расставляются приоритеты;
- Выбирается правило с наивысшим приоритетом.

5. Списки наборов и правил - это фильтруемые сущности. Они отбираются по классификаторам фильтрующих сущностей (по приоритетам):
- Услуга;
- Тип услуги;
- Услуга верхнего уровня (группирующая услуга);
- Договор;
- Л/с;
- Покупатель;
- Продавец;

Алгоритм определяет наборы классификаторов, общих для фильтруемой и фильтрующей сущностей и проверяет, совпадает ли выбор классификаторов (пересечение выбора).Для исключения неоднозначности проставляются приоритеты (от частного к общему). Если подходящего набора (либо правила) по классификаторам нет, то выбирается запись с кодом «default».

6. Услуги группируются в статьи по:
- Правилу формирования статьи;
- Сформированному наименованию.

7. Статьи объединяются в документы по:
- Правилу формирования документа;
- Типу документа;
- Оператору.


1 Выставление документов

Выставление документов осуществляется через пункт меню Документы \ Выставление документов или при нажатии на кнопку Выставление счетов в панели инструментов вкладки Счета. Используется для запуска задания на массовое выставление счетов по заданным параметрам.

Счета можно также выставить для каждого клиента в разделе Покупатели.

Периодом считается период начислений, а Датой документа - дата, которая будет использоваться при отражении суммы счета на балансе.

Флаг Немедленное создание позволяет быстро создать документы и открыть результат в отдельном окне.

Алгоритм выставления счетов (дата выставления, автоматическое/ручное выставление) зависит от бизнес-модели и требований заказчика.

1.1 Справочник Группы документов

Справочник Группы документов служит для разделения типов услуг на различные группы, по которым будут выставляться документы. Услуги, типы которых ссылаются на разные группы документов, будут разделены по разным документам.

С помощью данного справочника услуги можно разделить на периодические и разовые. Либо, например, выделить следующие группы: - Инсталляционный счёт; - Ежемесячный счёт; - Разовые услуги.

То есть, можно организовать процесс выставления документов абоненту за период так, что разовые услуги будут отделены от периодических. При этом будут выставляться два документа, вместо одного.

Примечание:
На данный момент справочник Группы документов пустой (кроме наименования), но в будущем могут появиться позиции, определяющие правила автоматизации для массовых операций.


2. Счета

Во вкладке Счета содержится полная информация о счетах, выставленных в системе.

Связанные сущности:

  1. Журнал услуг - журнал начислений, который отражает информацию о периоде итогового объема, оплачиваемого объема и стоимости;

  2. Звонки/трафик - протарифицированные звонки/трафик;

  3. Иерархия документов - связь между счетами; является выбранный документ дочерним или родительским по отношению к другим документам;

  4. Связанные документы - связь счетов и платежей;

  5. Состав счета (статьи) - информация, связанная с данным счетом (подключенные услуги);

  6. Состояния документов - учет на Л/с, оплата, формирование печатной формы;

  7. Файлы печатных документов - печатные формы.

Можно посмотреть каким образом был оплачен счет: авансовым платежом или нет.
1. Пополнение балансового счета до выставления счета: проходит авансовый платеж и выставляется Авансовая С/ф, которая связывается с платежом.
2. Пополнение балансового счета после выставления счета: клиент пополняет счет, счет связывается с платежом, на аванс уже ничего не поступает и платеж связывается с закрытием конкретного счета.

При нажатии правой кнопкой мыши на счет открывается контекстное меню с дополнительными действиями над счетом:

- выставление вторичных документов;

- постановка документа в очередь на генерацию;

- перевыставление документов при обнаружении ошибок тарификации (старый счет удаляется и создается новый);

- выставление корректировочных документов; выставление документов ещё раз за тот период, за который был выставлен выбранный документ и его дочерние (в один клик, а не вручную заполняя кучу полей). При изменении условий расчёта повторное выставление создает новый документ, который будет корректировочным к исходному. Если условия расчёта не изменились, то новый документ не создается.

- рассылка документов по e-mail.

Эти же действия можно применить массово к нескольким счетам.

Если необходимо заново сгенерировать печатную форму документа, то это можно сделать 2 способами:
1. Нажатием в контекстном меню на Удалить печатные документы, а после этого Сгенерировать печатный документ;
2. Выбрать Массовые действия и после этого Сгенерировать печатные документы.

2.1 Нумерация счетов

Вызывается нажатием на кнопку Нумерация счетов .

Выбираются фильтры и после нажатия на кнопку Применить создается процедура нумерации счетов.

Настройка нумераторов и наборов нумераторов осуществляется через Справочники \ Компания \ Нумераторы Л/с.

Нумераторы подключаются к Наборам нумераторов и настраиваются правила, по которым будет формироваться номер документа. Если Тип документа не указан, то нумератор применяется к любому типу документа. В случае, если нумераторов несколько можно проставить Приоритет. Начальное значение - номер, с которого начинается нумерация. Маска дополняет номер нулями, равными количеству знаков. В Шаблоне приведен список шаблонов для формирования номера документа.

Если нумераторов несколько, то можно указать ссылку на базовый нумератор и проставить флаг Использовать номер родительского документа.

2.2 Рассылка документов

Настройка рассылки осуществляется через таблицы Типы файлов печатных документов и Правила формирования E-mail (страница Навигатор .)

В Типах файлов печатных документов можно настроить тип печатного документа (по умолчанию pdf).

В Правилах формирования E-mail заполняются поля Шаблон тела письма, Шаблон сообщения письма. Шаблон для имени файла настраивается с помощью кодов для отображения имени файла в письме для абонента. Отправитель и Копия - основной и дополнительный E-mail для отправки.

Рассылка выбранных документов осуществляется через контекстное меню \ Разослать документы.

Поле Тестовый получатель используется для проверки документа перед отправкой пользователю (можно указать свой e-mail и посмотреть в каком виде придет информация, прежде чем дойдет до конечного пользователя).


3. Настройки

3.1 Типы документов

АСР Platex® может выставлять различные первичные и вторичные документы.

Первичные документы - это счета. Счет - это основной биллинговый документ.

В системе заведено таким образом, что Счет - это базовый документ и является документом, который оплачивает клиент. Счет отражает в себе состояние услуг (то что было начислено клиенту).

Вторичные документы - это такие документы как С/ф или акт. Они копируют данные основного документа. Для биллинга они неинтересны, но важны для бухгалтерии.

Авансовый С/ф - это документ, который выставляется при получении аванса или предоплаты.

Предварительный счет - это документ, используемый для предварительного просмотра счета. Его особенность в том, что он не учитывается на Л/с.

В Типах документов можно просмотреть предустановленные типы документов в системе, а также настроить новые.

При необходимости можно настроить систему таким образом, чтобы первичным документом, например, был акт об оказании услуг.


Бывают случаи когда возникает необходимость в перевыставлении счета. Для этого корректируется информация и далее перевыставляется счет за тот же период. В таком случае счет выставляется как Корректировочный.

Изменения отображаются в столбцах № кор. док., CD, CN. У старого счета в столбце CD (к документу выставлен корректировочный) добавляется флаг, а у нового счета - в столбце CN (документ является корректировкой). № кор. док. показывает номер корректируемого документа.

Примечание:
Корректировочный счет будет считаться основным, старый уже не будет действовать.

С Актами и С/ф аналогично, они также будут являться корректировками.

У обычных и корректировочных С/ф печатные формы различаются.

В случае если была замечена ошибка до выставления актов и С/ф можно решить проблему 2 способами: 1. Удалить старый счет и добавить новый; 2. Внести корректировку в услугу и в записи счета в контекстном меню выбрать Повторное выставление документов.

3.2 Наборы правил для счетов

Набор правил счета определяет количество знаков после запятой при огруглении сумм. Можно настроить конкретный период, в который будет действовать данный набор правил.

3.3 Правила формирования статей

Правила формирования статей счета определяет наименование и единицу измерения. Наименование может быть задано явно, либо формироваться с использованием шаблона, в который подставляются:
- Наименование услуги (если заполнено);
- ID услуги (для разделения статей по услугам);
- Наименование типа услуги;
- Наименование вида услуги;
- Ресурс;
- Тип ресурса;
- Тип направления вызова (для трафиковых услуг);
- Наименование плана (ТП и НП);
- Наименование группы планов (ГТП или ГНП);
- Список родительских ID услуг (для возможности объединения статей внутри группы услуг);
- Дата начала периода оказания услуги;
- Дата окончания периода оказания услуги.

Правила формирования наименования статьи игнорируется, если у услуги явно задано наименование статьи счета.

Алгоритм выбора правила аналогичен алгоритму выбора набора правил по классификаторам.

3.3.1 Наборы правил для статей

Наборы Правил формирования статей счета нужны для возможности разделения услуг по разным счетам, выставляемым в одном периоде. Т.е. в рамках конкретного счета набор фиксирован и не меняется.

При выборе набора просматриваются классификаторы следующих сущностей (по приоритетам):
- Услуга;
- Тип услуги;
- Родительская услуга (которая без типа);
- Договор;
- Л/с;
- Покупатель;
- Продавец.

В случае неоднозначности, наборы сортируются от частного к общему и выбирается первый.

3.4 Наборы нумераторов

См. раздел Нумерация счетов

4. Выгрузка документов в 1С

Сформированные документы можно выгрузить в 1С при наличии в комплектации соответствующего модуля. Выгрузка осуществляется периодическим заданием "Выгрузка в 1С" (код c1_export). Стандартный формат выгрузки по умолчанию подразумевает формирование на сервере 3х файлов формата CSV: клиенты, договоры и документы.

Формат выгрузки клиентов: 

customer_id — ID клиента в АСР
code — Код экпорта клиента в АСР
name — Наименование 
short — Краткое наименование 
inn — ИНН
kpp — КПП
ogrn — ОГРН
okpo — ОКПО
okved — Код ОКВЭД
phone — Номер телефона 
email — Email
legal_addr — Юридический адрес 
postal_addr — Почтовый адрес 
bank_name — Наименование банка
bank_bik — БИК банка
bank_r_account — Расчетный счет
bank_c_account — Корр. счет
is_deleted — Отметка об удалении клиента в АСР

Формат выгрузки договоров: 

contract_id — ID договора 
par_contract_id — ID родительского договора
code — Код экспорта
customer_id — ID клиента 
contract_no — Номер договора 
contract_dt — Дата договора 
cancel_dt — Дата прекращения договора
begin_dt — Дата начала действия договора 
end_dt — Дата окончания действия договора 
is_deleted — Отметка об удалении договора в АСР

Формат выгрузки документов:

BILL_ID — ID документа в АСР
DOC_DATE — Дата документа
DOC_NUM — Номер документа
NO — Номер статьи документа
DOC_TYPE — Тип документа (берется из справочника Документы / Настройки / Типы документов)
CUSTOMERID — ID клиента
NAME — Наименование статьи
CODE — Код экспорта статьи
CONTR_NUM — Номер договора
CONTR_DATE — Дата договора
CURRENCY — Код валюты статьи счёта
REMARK — Примечание
EXPORT_CODE — Код экспорта
ENTRY_DT_S — Период статьи
COMPANY_IN — Продавец
BASE — Не заполняется (поле для совместимости с выгрузками для старой версии АСР)
TOTAL_SUM — Сумма
NDS_SUM — Сумма НДС
NDS_RATE — Ставка НДС
VALUE_SUM — Цена
VALUE_NAME — Единицы измерения
REFDOCNUM — Номер родительского документа
BILL_DATE — Дата выставления документа
BEGIN_DATE — Дата первого дня расчётного периода
END_DATE — Дата последнего дня расчётного периода
LINKED_PAYMENTS — Связанные платежи